giphy (4)

Как собрать друзей по-умному

С чего начать, когда хочется устроить крутую тусу? А если еще и бюджет очень ограничен? Ивентменеджер Changellenge Максим Политов рассказал, о чем нужно помнить, когда собираешься организовать пати мечты

Начало

Организация любого проекта или мероприятия начинается с идеи, глобальной цели или задачи: это может быть желание заработать, завязать полезные контакты или просто круто провести время.

Когда задача выбрана, вы должны понять, есть ли у вас ресурсы для ее реализации (если их нет, то подумайте, как и где их найти). Далее необходимо составить полный план мероприятия, который должен в себя включать:

  • количество участников
  • площадку
  • тайминг
  • бюджет
  • программу
  • инструменты продвижения и т.п.

Многие факторы зависят от специфики каждого мероприятия, поэтому обозначить их все довольно сложно.

Локация

Помещение всегда стоит выбирать  соответственно концепту вашего праздника. Для тусовки подойдет лофт или любое открытое и большое пространство, где можно устроить что-нибудь креативное и интерактивное. У людей должна быть возможность свободно двигаться и общаться.

Второй критерий — его доступность. Даже если это крутой отель или зал за пределами третьего кольца, то потенциальное число гостей автоматически сокращается. Третий критерий — стоимость площадки: в Москве цены варьируется от 20000 до нескольких миллионов рублей (будь то маленькие помещение, или же огромные концертные холлы), и это огромная разброс цен. Поэтому важно понимать, какой у вас бюджет и какую его часть вы можете потратить на аренду помещения.

Еще один важный пункт  — оснащённость места проведения мероприятия: техническое обеспечение площадки, мебель, возможность устроить фуршет и многое другое (звуковая система, проекторы)

Если всё это есть, то вам не придётся брать на себя дополнительные расходы. Я, лично, обычно использую сайт Bash.today, чтобы найти подходящее место, очень советую.

Бюджет

Небольшие некоммерческие мероприятия, не имеющие своей целью зарабатывание денег, куда люди приходят, чтобы пообщаться и потусить, может быть профинансировано тремя способами: первый — попробовать найти партнёров, привлечь стартапы. Есть куча небольших компаний, которые могут организовать вам небольшой фуршет в баре прямо на месте.

Стартап-бизнес сейчас активно развивается в Москве, поэтому найти проекты, которым было бы интересно себя показать и прорекламировать, и при этом помочь вам, не составит большого труда

Но есть смысл искать таких партнёров не на студенческую вечеринку, а на мероприятия, где есть их целевая аудитория — партнёры и спонсоры.

Второй вариант —  покупка всего самостоятельно, обычно в организации мероприятия участвуют ваши друзья и коллеги или волонтёры, которые могут вам помочь с покупкой необходимого инвентаря и еды, так вы тратите не только свои деньги, но и подключаете дополнительные ресурсы.

Третий вариант, самый популярный – вы приглашаете людей с чем- то своим. Вы можете сказать: "Ребята, с меня еда, а с вас алкоголь и напитки",  и примерно 70% затрат мероприятия вы переложите на гостей, а оставшиеся 30% расходов возьмёте на себя, покупая еду. При этом вы решаете ещё и проблему различия вкусов ваших гостей, так как каждый принесёт то, что точно будет пить.

Гости

Для того, чтобы на твой день рождения к тебе пришли люди и не один, и не два человека, а был а-ля «Проект Х», но без таких же последствий, мало просто хорошо организовать мероприятие и подумать, кто что будет есть и где достать деньги, нужно действительно обдуманно подойти к тому, как вы будете продвигать даже маленькое мероприятие на 50 человек.

Всё начинается с идей, как мы уже проговорили, и, если это формат дня рождения, то важно, чтобы в первую очередь вы сами были довольны вашим праздником

На нём должны быть люди, которые помогли бы создать такую атмосферу на мероприятии, которую запомните не только вы, но и все приглашённые гости. Обычно это ближайший круг ваших друзей и друзья ваших друзей. То есть, пригласив пятерых человек и попросив их позвать ещё по пять знакомых, вы наберёте минимум 20 гостей, а этого уже достаточно для хорошего праздника.

Если мы говорим про большой праздник на 70-100 человек, то здесь можно и нужно включать фантазию, и, в принципе, вариантов много: во-первых, если у вас есть нужные контакты, то вы можете пригласить на свой день рождения celebrity вроде Мота или Тимати, и тогда фурор обеспечен. Но ясно, что такой способ не всегда актуален.

Более простой и распространённый вариант — написание поста в вк, информирующего всех ваших друзей о предстоящей вечеринке, но надо понимать, что, когда вы используете подобные способы, вы перестаёте контролировать, какое количество людей к вам придёт, а это важно при закупке еды и бронировании помещения. Более того, бывает, что приходят люди, которых вы не хотели бы видеть или которые не будут вести себя должным образом.

Но если вы настроены на нечто глобальное и непредсказуемое, то можете создать у себя в Facebook или Вконтакте мероприятие или событие и попросить какой-либо из крупных пабликов пригласить туда своих подписчиков

Но опять же, к вам может прийти как сто человек, так и несколько тысяч. Такой способ весьма распространён в странах Европы и странах Северной Америки и, зачастую, приводит к неконтролируемым последствиям, поэтому стоит подходить к вопросу распространения информации о вашей тусовке с умом.

Программа

То, чем гости будут заниматься на мероприятии и как долго, напрямую зависит от формата и темы мероприятия. Если мы говорим о студенческой тусовке или дне рождения, то никогда нельзя начинать праздник сразу с алко-конкурсов, потому как люди еще не знают друг друга, они не готовы к такому близкому общению. Начать мероприятие стоит со знакомства гостей друг с другом. К примеру, можно придумать небольшой квест, в котором каждому из участников нужно будет общаться с определённым количеством людей за ограниченное время, причём не об образовании или работе, а о чём-то более личном и интересном для обоих собеседников, максимально раскрывающим собеседника и сближающим его с другими гостями вечеринки.

Дайте людям поразвлекаться и найти общие интересы. Позже по ходу вечеринки, в любом случае, найдутся несколько экстравертов, которые будут общаться с максимальным количеством людей, рассказывать истории и развлекать всех вокруг, на них часто и держатся многие мероприятия, но организовать заранее вы это вряд ли сможете, доверьтесь в этом вопросе случаю. Немаловажным подспорьем в объединении людей и поддержании вечеринки будет конечно же музыка, причем популярная и приятная, которая будет нравиться всем.

Если вы уж совсем креативный человек, то можете организовать слайд шоу из приятных и веселых моментов вашей жизни и жизни ваших друзей, чтобы было что вспомнить и о чём поговорить

На студенческой тусовке можно потроллить легендарных преподов или сам ВУЗ, опять же, вспомнить истории. В общем, ищите вещи, которые объединяют всех участников мероприятия. Часто для развлечения подходят конкурсы и несложные игры, потому что в них все принимают участие, все валяют дурака и вселятся, особенно после нескольких бокалов или шотов.

Просчитываем риски

Всегда бывает такой момент в любом мероприятии, когда общение сходит на нет, гости начинают скучать, и вы сильно ошибаетесь, если считаете, что именно на вашей вечеринке или выставке или ещё где-либо такого не произойдет. Поэтому заранее продумайте, как вы можете снова увлечь гостей, это зависит от темы мероприятия и вашей аудитории.

Если есть риск, что на вашем мероприятии произойдёт что-либо неприятное, то не оставляйте даже возможности того, что это случится, всегда решайте заранее даже гипотетические проблемы. Подумайте о том, как вы сможете нивелировать подобные ситуации.

Если вы понимаете, что люди стесняются танцевать, то найдите среди своих друзей тех, кто разбирается в клубных тусовках, а еще лучше диджеев, и проконсультируйтесь у них по поводу музыки

Это очень важный момент, так как музыка задаёт темп и настроение вечеринки, если она будет качественной, то мероприятие обречено на успех.

Также всегда есть риск, связанный с количеством еды, но обычно его можно рассчитать, исходя из количества людей, которых вы пригласили. Маловероятно, что один человек, в среднем, выпьет больше полутора литров напитков, теперь умножьте 1,5 на количество гостей, добавьте 20% погрешности и полученное число будет оптимальным.

Конечно, есть и возможность порчи имущества, это зависит от формата вечеринки и количества выпитого алкоголя

Если вы арендуете помещение, то, как правило, всё бьющееся уже вынесено оттуда владельцами, если же событие происходит у вас дома, то за пару дней до торжества спрячьте всё трескающееся, легковоспламеняющееся и выкидывающееся из окна, чтобы нивелировать собственные финансовые риски. В этом же случае стоит заранее предупредить соседей о том, что намечается шумное событие и разрешить все возможные проблемы.

Безопасность

Если вы проводите какое-либо специальное мероприятие вроде выставки или чемпионата, и возникает вероятность появления нежелательных и враждебно настроенных элементов, то, могу сказать по своему опыту, разумнее всего попросить владельцев площадки или заказчиков о дополнительной охране, скорее всего, вам пойдут на встречу, так как они сами буду заинтересованы в обеспечении безопасности.

Если же на ваш праздник все же попали люди, которые создают проблемные ситуации, то стоит максимально ограничить прямые контакты конфликтующих людей

Можно попросить парней вывести нежелательные элементы с частной территории, не конфликтуя при этом; если  же это не работает, то может возникнуть необходимость вызвать полицию. Говоря о более приближенных к реальности ситуациях, например, когда нужна помощь тем, кому стало плохо, можно дать один основной совет — позаботьтесь заранее об аптечке с активированным углём и бинтами. Что-то более серьезное, чем банальный перебор с количеством выпитого алкоголя, случается редко, но все-таки запастись активированным углем и держать телефон под рукой будет не плохо.

Диджеи и фотографы

Диджей обязательно нужен, если ваш бюджет это позволяет (обычно можно найти диджея от 10000 рублей), или, как минимум, посоветуйтесь со знающими толк в музыке людьми и составьте трек-лист.

Необходимость присутствия на мероприятии фотографа зависит от формата мероприятия, потому что на некоторых вечеринках лучше обходиться вообще без фотографий. Если мы говорим о более культурном мероприятии, то ,если вы хотите, чтобы фотографии остались не только в вашем телефоне, но их еще и мир увидел, то, конечно, нужен фотограф.

Хороший фотограф не просто ходит и фотографирует людей, он помогает поддержать дружескую и непринуждённую атмосферу

Более этого, профессиональный фотограф не будет отвлекаться на конкурсы или танцы, а будет запечатлять все моменты, которые гости в силу своей увлечённости, наверняка, забудут сфотографировать.

Что касается ведущего, то я не считаю, что это необходимо на маленьких мероприятиях, это скорее человек нужный тогда, когда мероприятие настолько большое, что вы сами, как организатор, не можете взять на себя обязанности ведущего. Обычно, если у вас самого есть план проводимого вами события, достаточно лишь направлять гостей, говорить им, что через 10 минут будут конкурсы, а через два часа дискотека и прочие подобные вещи.

Lifehacks

Думаю, наиболее существенный совет здесь — это смотреть на то, как другие компании и профессионалы организовывают и проводят мероприятия подобные тем, которые хотите провести вы. То есть если вам надо провести вечеринку для любителей кофе и бариста, то у вас не должно всё быть завязано на одном лишь кофе, потому что эти люди, наверняка, имеют и другие интересы и "фишки", о которых вам должно быть заранее известно, чтобы провести качественное и интересное для ваших гостей событие. А для этого надо подробно изучить вообще этих людей, посмотреть, чем они занимаются на других мероприятиях, и позаимствовать оттуда хотя бы несколько лайфхаков.

Во-вторых, пообщайтесь с той аудиторией, которая придёт на ваше мероприятие.

Если вы понимаете, что у вас собирается аудитория с определенными интересами и всем угодить будет сложно, то  можно провести опрос в Вконтакте или Facebook

Таким образом вы поймете, что бариста не хотят слушать бразильскую музыку и танцевать мексиканские танцы, но хотят послушать бардов, и при этом половина из них профессиональные фотографы.

В третьих, вы должны быть эрудированы в той сфере, в которой разбираются ваши гости, чтобы быть на одном уровне с ними.

В-четвёртых, всегда начинайте организацию мероприятия минимум за месяц до запланированной даты проведения. Даже свой собственный день рождения спланировать за неделю невозможно. Поэтому напишите или составьте в таблице настоящий план предстоящего праздника, выясните, что у вас уже есть для его проведения, чего не хватает и как вы это найдёте, придумайте себе сроки выполнения всех задач и придерживайтесь их, иначе вы в итоге что-то забудете или не успеете и все будет сорвано.

Помните, что у любой вечеринки так или иначе есть цель, будь то общение или знакомство гостей с продукцией инвесторов

Помните во время организации об этой цели и, представляя себя на месте ваших гостей, старайтесь сделать ваш ивент интересным для них, потому что все участники мероприятия приходят на него за эмоциями, новыми впечатлениями, и ваша задача— вовлечь их, и сконструировать максимально приятные для них условия.

 

Автор: Мария Шмелева

Если Вы нашли опечатку, выделите ее и нажмите Shift + Enter или нажмите сюда, чтобы проинформировать нас.