Как вести деловую переписку?
В рубрике The Ответ мы разбираем важные вопросы, с которыми сталкиваемся едва ли не каждый день. По делу, коротко и простым языком. Ваш маленький тьюториал по выживанию
С какой почты лучше писать?
Одна из первых вещей, на которую обращает внимание получатель вашего письма — это ваш почтовый адрес. Многим кажется это неважным, но, поверьте, кого-то из преподавателей адрес [email protected] позабавит, а кто-то совсем не оценит, что это пишет студент-молодой человек. Особенно когда вы пишете ему о пропущенном дедлайне. Поэтому, если ваш личный имэйл родом из 2007 или раньше, советуем писать официальные или деловые письма с корпоративной почты Вышки.
«Доброго времени суток»
Здравствуйте. Честно, лучше отказаться от такого приветствия в деловой переписке. Многим оно кажется несуразным и даже в какой-то степени невежливым. Поприветствовать собеседника нужно обязательно, но лучше перестраховаться и ограничиться простым «здравствуйте, имя/отчество!». Сюда, кстати, можно отнести и важность сохранения официально-делового стиля письма — к собеседнику необходимо обращаться на «Вы», писать сухо, логично и без эмоциональной окраски. Но при этом постарайтесь не опуститься до канцеляризмов и словечек из разряда «многоуважаемый», «дражайший», чтобы текст письма из делового не превратился в сатирический.
Могу я сразу написать на разные темы?
Лучше не надо. Как правило, у деловых писем должен быть только один инфоповод. Писать в одном письме сразу о нескольких вопросах или проблемах считается некорректным. Если Вы пишете потенциальному работодателю о том, что завтра не выйдете на стажировку (с вами случились сессия или грипп), то лучше только об этом и написать. А вопрос о том, будет ли стажировка оплачиваться, можно задать позже.
А тему можно не указывать?
Можно, но тогда есть вероятность, что ваше письмо отправится в спам. Некоторые люди вовсе не читают письма, в которых не указана тема. Поэтому желательно её сформулировать и указать. Человек должен сразу получить представление, о чем идёт речь в письме. Тем более, что, как уже говорилось выше, лучше писать только по одному инфоповоду. Значит, и тему сформулировать должно быть не сложно.
А если я пишу с ошибками?
Садись, два. Грамотность очень важна в деловом письме. Допуская ошибки, а тем более очевидные, вы не только создаёте негативное впечатление о себе, но и показываете своё неуважение к собеседнику. Поэтому, если вы в себе не уверены, лучше перестраховаться и попросить проверить ваше письмо более грамотного соседа. Или хотя бы забить текст письма в Word.
Моя подпись нужна?
Да. Вообще, подпись — неотъемлемая часть делового письма. Но писать в конце просто «Коля Смирнов» — плохая идея. Пишите кратко «С уважением, Николай Смирнов», причём ваше имя и фамилию лучше перенести на строку ниже. Обычно в подписи указываются должности, но если вы пишете преподавателю, можно к имени и фамилии добавить «группа ***».
Текст: Светлана Киселева
